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Bienvenue Formation : Documents à valeur probante pour les OPCO

Vous souhaitez dématérialiser vos feuilles de présence afin de gagner du temps ?
Vous voulez générer facilement des certificats de réalisation ?

Tous les OPCO prennent acceptent les certificats de réalisation dématérialisés car eux aussi gagnent du temps. 

En plus, en cas d'audit, il est plus facile de retrouver un élément probant dématérialisé qu'une feuille papier !

Nous travaillons avec tous les OPCO

En tant que leader de la dématérialisation pour les organismes de formation et les écoles, nous avons travaillé avec tous les OPCO existants.

Bienvenue Formation est bien évidemment conforme à la loi en vigueur (au 1 août 2020) et permet la génération d'éléments probant justifiant du parcours de formation des stagiaires.
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La notion de Tiers de confiance

Sur le marché de l'émargement de feuilles de présence, certains font croire qu'ils sont "Tiers de confiance".
Or cette notion de "Tiers de confiance" n'existe pas dans notre secteur d'activité.

Qu'est-ce qu'un "tiers de confiance" ?

Le "tiers de confiance" est une personne morale ou physique qui certifie (c’est-à-dire qui porte l'engagement) que la personne qui signe est de manière certaine la personne dont la signature est attendue.
On trouve les "tiers de confiance" dans trois domaines :

  • La protection des transactions de biens contre des paiements,
  • la protection automatique par certificat informatique, dit aussi électronique, lors des échanges sur internet,
  • la délégation de déclaration fiscale et représentation auprès des services de l'État.

Les logiciels de gestion de l'émargement ne rentrent dans aucun des 3 domaines cités ci-dessus.

Est-ce que les écoles et les organismes de formation ont besoin d'un "tiers de confiance" ?

Les organismes de formation et les écoles n'ont pas le besoin réglementaire d'utiliser un tiers de confiance pour leurs émargements.
D'ailleurs, ils ne souhaitent pas mettre en place les procédures contraignantes que cela impliquerait pour l'émargement.

Comment un tiers de confiance certifierait la signature ?

Dans le cadre de la signature de feuilles de présence, pour être tiers de confiance, il faudrait mettre en place des mesures contraignantes fortes, pour s'assurer que la personne qui signe est bien la personne attendue pour la signature.

Cela voudrait dire à minima :

  • vérifier les identités des stagiaires (via une pièce d'identité),
  • les archiver,
  • les lier à une méthode d'identification difficilement violable : certificat informatique unique, donnés biométriques, etc.

Cette méthode d'identification permettrait de pouvoir certifier que le signataire est bien la personne attendue.

Un exemple de ce type de sécurisation : La signature électronique obligatoire pour la réponse aux appels d'offres publics. Sans ce certificat informatique, impossible d'identifier de manière certaine votre entreprise et donc d'accepter le dossier de réponse que vous avez déposé.

Au regard de la complexité qui serait induite par ces procédures pour les organismes de formation et écoles, et de l'absence de nécessité d'avoir une chaîne de preuves aussi forte, aucun éditeur de solution d'émargement de feuilles de présence n'est actuellement "tiers de confiance".

Un exemple de signature certifiée

L'un des exemples les plus connus de signatures certifiées en France concerne les appels d'offre publics.
Quand vous soumettez une réponse à un appel d'offres public, il est nécessaire de disposer d'une signature (certificat électronique) délivré par un organisme "tiers de confiance". Sans ce certificat électronique, impossible de déposer votre réponse, car l'organisme public ne sera pas en mesure d'identifier de manière certaine que cette réponse provient bien de votre entreprise.

Vous avez un doute sur ce qu'on vous dit ?

Comme pour tout achat personnel ou professionnel, nous ne pouvons que vous incitez à faire preuve de bon sens. Demandez des justificatifs pour confirmer ce qui vous est présenté, faîtes relire les documents qui vous sont fournis par votre service juridique, renseignez-vous directement la Fédération Nationale des Tiers de Confiance, etc.

Nous sommes experts de l'émargement depuis 2010

Tous les projets sont différents, et même si les organismes de formation ont des problématiques différentes selon leur taille et leurs activités.
Notre équipe est là pour vous conseiller, et faire en sorte de répondre à vos besoins. Contactez-nous pour en savoir plus.
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