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Émargement digital pour le distanciel et le présentiel

Vous avez besoin de faire signer les feuilles de présence et souhaitez dématérialiser l'émargement ? Bienvenue Formation permet cela et bien plus !

Émargement : Définition

Si vous regardez dans un dictionnaire l'émargement est défini comme l'action qui consiste à émarger, à signer un document. 

La signature de la feuille de présence de formation est un des éléments probants que les organismes de formation et les écoles peuvent fournir aux OPCO en cas d'audit. 

L'émargement est donc un acte important, puisqu'il va fournir une partie du faisceau d'indices nécessaire à l'évaluation menée par l'OPCO ou la DIRECCTE. 
L'assiduité du stagiaire ou de l'apprenant pourra donc être démontrée en partie grâce à un suivi des émargements et un archivage des émargements passés.

La signature des feuilles de présence étant contraignante, il est nécessaire de mettre en place des outils de dématérialisation de l'émargement tels que Bienvenue Formation, afin de réduire au maximum le temps de traitement administratif, de simplifier le processus de signature, et de réduire le temps passé pendant la formation sur cet émargement.

Si vous vous questionnez sur ce que la loi dit sur les émargements, nous vous invitons à consulter cette page de notre site.
Signature émargement

Ce qui n'est pas demandé par la loi

Quand on parle d'émargement, beaucoup de nos concurrents vont vous parler de sécurité de l'émargement, de certificats eIDAS, etc.

Tout cet argumentaire pseudo-technique continue d'exister car les organismes de formation et les écoles ne connaissent pas suffisamment la loi et ce qu'ils doivent mettre en œuvre pour satisfaire les OPCO.

Avant d'aller plus loin, je vous invite donc à faire plusieurs choses : 

- Ne pas écouter les mensonges commerciaux ! Demandez les textes de lois à chaque fois et une explication du texte à la personne qui sort un argument commercial !
- Lire la convention mise en place entre votre organisme de formation et votre OPCO, un certain nombre d'éléments seront définis directement dans ce contrat,
- S'il reste des questions en suspens, contacter votre OPCO et faîtes lui clarifier les éléments importants par écrit,
- Finalement, si vous êtes toujours insatisfait du niveau d'information, contacter directement la DGEFP qui saura vous éclairer sur les textes réglementaires en vigueur et vos obligations !

Ce que la loi ne demande pas : 

- À aucun endroit dans la loi, il ne vous sera demandé de mettre en place une signature électronique certifiée qualifiée. Ce niveau de signature électronique, utilisé par les notaires pour l'achat d'une maison, est très couteuse et très contraignante à mettre en place, et n'est pas obligatoire (heureusement !) pour la signature des feuilles d'émargement,
- À aucun endroit dans la loi il n'est demandé de mettre en place un archivage en coffre-fort numérique. La durée de conservation des éléments probants est stipulée dans votre convention avec l'OPCO, et est alignée sur la durée pendant laquelle il peut vous auditer suite à une prise en charge d'action de formation. Vous pouvez conserver ces éléments en papier, en version numérique, comme vous le souhaitez (disque dur externes, cloud, bande d'archivage, NAS, etc.).
- Aussi bizarre que cela puisse paraître, à aucun endroit dans la loi on ne parle de la sécurité autour de la feuille d'émargement. Pour une simple raison, c'est que l'OPCO attend de l'organisme de formation un faisceau d'indices/de preuves, qui justifiera l'action de formation. Si vous ne donnez qu'une feuille d'émargement à votre OPCO, l'audit risque de mal se passer. Cependant, normalement vous avez à votre disposition un certain nombre d'éléments : journaux de connexion aux plateforme de formation, évaluations, questionnaires, etc.
Commercial menteur

Fuyez si on vous parle de "Tiers de confiance" !

On ne va pas vous refaire un topo complet, cependant gardez en tête que la notion de "Tiers de confiance" n'existe pas dans le secteur de l'émargement de feuilles de présence, tout simplement ça cela n'est pas exigé par la loi...

Vous raconter cette histoire, c'est aussi idiot que Batman qui joue de la flûte !

Vous voulez en savoir plus ? C'est simple lisez cette page en détail !
Batman joue de la flûte, comme certains commerciaux...

Nous sommes experts de l'émargement depuis 2010

Tous les projets sont différents, et même si les organismes de formation ont des problématiques différentes selon leur taille et leurs activités.
Notre équipe est là pour vous conseiller, et faire en sorte de répondre à vos besoins. Contactez-nous pour en savoir plus.
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