Quand on parle d'émargement, beaucoup de nos concurrents vont vous parler de sécurité de l'émargement, de certificats eIDAS, etc.
Tout cet argumentaire pseudo-technique continue d'exister car les organismes de formation et les écoles ne connaissent pas suffisamment la loi et ce qu'ils doivent mettre en œuvre pour satisfaire les OPCO.
Avant d'aller plus loin, je vous invite donc à faire plusieurs choses :
- Ne pas écouter les mensonges commerciaux ! Demandez les textes de lois à chaque fois et une explication du texte à la personne qui sort un argument commercial !
- Lire la convention mise en place entre votre organisme de formation et votre OPCO, un certain nombre d'éléments seront définis directement dans ce contrat,
- S'il reste des questions en suspens, contacter votre OPCO et faîtes lui clarifier les éléments importants par écrit,
- Finalement, si vous êtes toujours insatisfait du niveau d'information, contacter directement la
DGEFP qui saura vous éclairer sur les textes réglementaires en vigueur et vos obligations !
Ce que la loi ne demande pas :
- À aucun endroit dans la loi, il ne vous sera demandé de mettre en place une signature électronique certifiée qualifiée. Ce niveau de signature électronique, utilisé par les notaires pour l'achat d'une maison, est très couteuse et très contraignante à mettre en place, et n'est pas obligatoire (heureusement !) pour la signature des feuilles d'émargement,
- À aucun endroit dans la loi il n'est demandé de mettre en place un archivage en coffre-fort numérique. La durée de conservation des éléments probants est stipulée dans votre convention avec l'OPCO, et est alignée sur la durée pendant laquelle il peut vous auditer suite à une prise en charge d'action de formation. Vous pouvez conserver ces éléments en papier, en version numérique, comme vous le souhaitez (disque dur externes, cloud, bande d'archivage, NAS, etc.).
- Aussi bizarre que cela puisse paraître, à aucun endroit dans la loi on ne parle de la sécurité autour de la feuille d'émargement. Pour une simple raison, c'est que l'OPCO attend de l'organisme de formation un faisceau d'indices/de preuves, qui justifiera l'action de formation. Si vous ne donnez qu'une feuille d'émargement à votre OPCO, l'audit risque de mal se passer. Cependant, normalement vous avez à votre disposition un certain nombre d'éléments : journaux de connexion aux plateforme de formation, évaluations, questionnaires, etc.
