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Feuille d’émargement :
la numérisation au service de la formation

Vous recherchez une solution de confiance pour dématérialiser vos émargements ? Vous avez besoin d’une application certifiée auprès des opérateurs de compétence ? Bienvenue Formation vous propose de numériser votre feuille d’émargement. Que ce soit en distanciel ou en présentiel vous disposez de documents sécurisés et d’une solution complète.

La gestion administrative de vos feuilles de présence de formation

De nombreux acteurs de la formation organisent leur sessions à l'aide de multiples outils souvent non connectés entre eux. C'est le cas pour les centres de formation, les organismes intégrés ou indépendants, les établissements d'enseignement supérieur ou universitaire. La solution Bienvenue Formation regroupe tous vos besoins sur une seule interface. Dès le démarrage, vous pouvez intégrer vos données Excel ou lier l’application avec des logiciels ERP ou SIRH. Ensuite, vous pouvez personnaliser la feuille d’émargement de votre formation en fonction de nombreux critères : organismes financeurs, adresse du centre de formation, etc. Le contrôle des signatures des stagiaires devient très simple et la gestion des rattrapages ou des absences est automatique. Les listes d’émargement peuvent être éditées en PDF de façon individuelle ou collective. De manière générale, l’export en PDF devient réalisable pour tous les documents du type certificats de réalisation ou attestations de formation.

Une application formateur pour les feuilles d’émargement digitales

La numérisation des feuilles d’émargement de votre formation passe par une application destinée au formateur. L’application développée pour les tablettes et les smartphones de tous types établit le lien avec l’équipe administrative. Le contrôle des présences, des absences et l’assiduité sont communiquées en temps réel. Que ce soit en formation à distance ou en présentiel, les formateurs assurent la gestion complète de l’émargement des stagiaires. Le contrôle de chaque feuille de présence peut être réalisé à distance. Enfin, la signature électronique peut être réalisée hors connexion (sauf pour la web app).

La signature de la feuille de présence en formation

L’émargement digital que nous proposons aux stagiaires est une signature simple qui a une valeur probante (valeur légale) suffisante pour les formations. Plus de signature manuscrite, le formateur peut faire signer la feuille de présence sous forme électronique de plusieurs façons.
Signature numérique des apprenants sur le téléphone ou la tablette du formateur.
Émargement via un email reçu par l’apprenant.
Signatures électroniques à l’aide d’un QR Code sécurisé.
La dématérialisation de la feuille d’émargement est totale et permet de couvrir en intégralité tous les types de formation.
Un lien collectif partagé par les formateurs permet d’émarger la liste.
conference-video
Émargement par l'application de visioconférence Teams (et bientôt Zoom)

La certification de réalisation automatisée

Outre vos feuilles d’émargement, notre solution permet d’éditer un certificat de réalisation. Celui-ci s’avère le seul document obligatoire correspondant à la réglementation. En effet, l’article du R 6313-3 du Code du travail oblige le « dispensateur » à certifier de la formation par « tout élément probant ». Notre document créé automatiquement prend en compte le nombre d’heures de formations signées et suivies par le stagiaire. Cependant, certains organismes financeurs (OPCO) exigent toujours en complément la feuille de présence dûment émargée.

questionnaires de satisfaction

Une fonctionnalité de l’application permet la réalisation et l’émission de questionnaires de satisfaction une fois le programme de formation terminé. L’envoi automatisé ou manuel peut être anonyme ou nominatif. Vous avez la possibilité de de créer un nombre illimité de questions et de les découper par page afin d’augmenter le taux de réponse. Vous avez également le choix dans la présentation des réponses : notes, choix multiples ou libres, etc. Enfin, les résultats sont accessibles à l’équipe administrative et peuvent être partagés avec les formateurs.

Le respect des critères Qualiopi

La qualification Qualiopi est obligatoire depuis janvier 2022 pour tous les « prestataires d’actions concourant au développement des compétences ». Chaque organisme de formation et tout formateur indépendant doit respecter 7 critères de qualité définis par le référentiel national. Le processus de formation doit obligatoirement s’accompagner de justificatifs et d’informations traçables en plus de la feuille d’émargement. En nous associant avec Evoljob une société habilitée Qualiopi nous avons validé que notre processus respecte bien les critères attendus. Cette qualification permet un gain de temps non négligeable pour l’équipe administrative.

Les liens avec les organismes et les intégrations

Nous avons ajouté de nombreuses fonctionnalités à Bienvenue Formation pour vous faciliter le travail et tout réunir dans un seul outil.
Relations avec les opérateurs de compétences OPCO
La sécurisation de nos authentifications, de nos transmissions et de notre stockage nous permet de travailler en lien avec de nombreux opérateurs de compétence (OPCO) et organismes de financement. La possibilité de fraude ou de modification des feuilles d’émargement papier est éliminée. L’émargement digital de la feuille de présence est sécurisé et certifié de différentes manières :
- Nos PDF sont validés RGS*, un certificat numérique délivré par l’autorité nationale (ANSSI) qui en garantit la sécurité.
- L’archivage des documents émargés est réalisé dans un coffre-fort numérique pour une durée de 5 ans minimum (option ajoutée sur demande).
- Notre attestation de conformité permet d’éliminer tout risque de contestation.
- L’émargement de la feuille de présence par les stagiaires s’opère à l’aide d'identifiants personnels ou en présence des formateurs.

De plus, notre solution permet de respecter les besoins de tous les intervenants et confère une totale transparence à nos échanges.
Intégrations pour la visioconférence et le SSO
La formation à distance et la digitalisation s’accélérant depuis la crise de la COVID, nous avons intégré des solutions de visioconférence dans notre application. De même, pour faciliter la connexion en ligne, Bienvenue formation intègre les systèmes d’authentification principaux (SSO).
Microsoft Teams
Zoom
Google Cloud Identity
Microsoft Azure Active Directory
Microsoft Active Directory Federation Services
La feuille de présence de formation connectée avec votre ERP (ou PGI)
L’utilisation de notre application pour des centaines de projets de formation professionnelle continue nous a permis de développer un savoir-faire. Nous avons développé un procédé qui connecte notre solution avec tous les logiciels actuels de gestion du personnel (ERP).
Agate d’Axess 
Solutions Formation
Alcuin 
(OpenPortal)
Ammon de Val Software
Aurion d’Auriga Software
Blackboard
Cornerstone
CSOG
Form.dev
Ammon de Val Software
Hyperplanning
Simax
SC Form Concept
Ammon de Val Software
Yparéo - YMAG
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