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Gestion numérique de vos événements : l’application Bienvenue Event vous assiste du projet à l’émargement

Vous souhaitez connaître en temps réel le nombre de participants lors d’un séminaire ou d’un forum ? Vous rêvez d’un système d’information connecté complet qui intègre vos listes de contacts et gère les badges ? Bienvenue Event vous permet une gestion numérique de vos événements dans sa globalité. De l’invitation jusqu’à l’émargement digital nous proposons la solution la plus complète du marché.

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Gestion numérique de votre événement dès sa création

back-office bienvenue event

Le lancement du projet

Votre entreprise envisage d’organiser une manifestation pour ses clients ou ses salariés ? Bienvenue Event intervient dès les premiers instants. Toute la partie administrative de votre projet se trouve réunie dans un seul outil. La gestion numérique de vos événements débute dès l’intégration des caractéristiques : logo, invitations, pages d’inscription, etc. Notre application permet d’importer une base d’invités réutilisable pour d’autres occasions. La gestion en ligne facilite le classement des participants par typologie (VIP, partenaires, etc.) Depuis votre interface, vous pouvez lancer les invitations et effectuer des relances. C’est également à partir de cet outil numérique que vous pouvez éditer les cartons d’invitations, les badges et les tickets remis aux participants. Nos solutions permettent même de remplacer l’impression sur site par un téléchargement de la version numérique sur un mobile.

Le suivi en ligne de l’événement

La gestion digitale de votre manifestation se poursuit avec la possibilité d’envoyer des emails et des SMS d’information à tout moment. Enfin, le jour de l’événement vous suivez en temps réel le remplissage et le rapport entre inscrits, présents et invités. Après la manifestation, une fonctionnalité permet de remercier vos participants et vos invités au travers d’une newsletter ou d’un email. Celui-ci peut intégrer des photos, des vidéos ou un questionnaire relatif à l’événement.

L’application mobile pour l’émargement digital et le suivi de votre événement

L’application mobile pour gérer votre évènement le jour J

La dématérialisation de la gestion de votre manifestation s’étend jusqu’à l’émargement au travers de l’application mobile. Si vous désirez une signature digitale de votre invité, elle peut être réalisée à partir d’un QR Code, d’une recherche ou de diverses manières. Au-delà de la signature numérique, votre terminal vous permet de suivre en direct le remplissage de votre événement. Vous pouvez également contrôler et filtrer les entrées par typologie d’invités. Ainsi, vous coordonnez vos temps forts avec l’arrivée des VIP, blogueurs ou journalistes. Vous pouvez même programmer l’émission d’un SMS lors de l’arrivée de participants spéciaux. Techniquement, le paramétrage de la tablette ou du téléphone s’opère grâce à un simple QR Code. La synchronisation de vos terminaux vous informe en temps réel des invités présents. La gestion numérique des événements permet également l’impression de badges ou de tickets grâce à l’application.

Le mode kiosque : une digitalisation instantanée des nouveaux participants

Pour envisager une solution globale, nous avons pensé aux imprévus de l’événementiel. Le mode kiosque permet un enregistrement simple des participants qui ne figurent pas dans la liste d’invités. Ainsi vous pouvez confier à votre équipe d’accueil le remplissage du formulaire. La numérisation instantanée rend alors possible l’impression d’un ticket ou d’un badge. C’est donc bien une solution complète de la gestion numérique de vos événements que Bienvenue Event vous propose.

Le mode apprentissage, une fonctionnalité ouverte aux autres solutions

Bienvenue Event vous permet de gérer votre évènement même si le QR Code a été créé à l’aide d’un autre logiciel. Notre application est capable de reconnaître un QR Code émis par une autre solution et vous permet de valider l’invitation de cette manière.

Notre équipe vous assiste dans la mise en place de la gestion de l’événement

Pour vous assister le jour de la manifestation, nous pouvons mettre à votre disposition des services complémentaires :
- Location et livraison de téléphones, de tablettes et d’imprimantes pour gérer l’émargement digital.
- Impression de vos badges avant l’événement.
- Accompagnement technique sur le lieu de la manifestation (hors frais de déplacement et d’hébergement).
- Supervision globale de l’accueil par un de nos experts.

Vous êtes à la recherche d’une application qui va au-delà de l’émargement digital ? Bienvenue Event vous permet la gestion numérique de vos événements dans sa globalité. Alors, n’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration.
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