Pas besoin de signature électronique certifiée qualifiée
La loi ne vous demande pas de mettre en place une signature électronique certifiée qualifiée.
Ce niveau de signature électronique est très couteuse et très contraignante à mettre en place au quotidien, et n'est en aucun cas obligatoire pour la signature des feuilles d'
émargement.
Exemple : C'est le même type de signature que celle produite chez le notaire pour l'achat d'un bien immobilier.
Pas besoin d'archivage en coffre-fort numériqueIl n'est pas demandé par la loi de mettre en place une politique d'archivage spécifique pour les éléments probants.
En effet, c'est dans votre convention avec votre OPCO que sera défini la durée de conservation des éléments probants. Les OCPO ne demanderont pas un archivage en coffre-fort numérique.
Vous pouvez conserver vos éléments probants de manière physique (si accepté par l'OPCO) ou dématérialisée, comme vous le souhaitez : disque dur externe, serveur, cloud, etc.
Pas de niveau de sécurité demandé pour les éléments probantsAucun passage de la loi on ne parle de la sécurité autour de la feuille d'émargement. D'ailleurs rien n'est demandé pour la sécurité des éléments probants, dont font partie les feuilles d'émargement. Ni sur la création, ni sur le stockage, ni sur la signature.
Ceci pour une raison très simple, comme évoqué plus haut, la feuille d'émargement n'est plus nécessaire tel que défini par la loi.
L'OPCO définit la liste des éléments probants acceptés en cas d'audit, selon son bon vouloir.
L'OPCO cherchera en effet à réunion un faisceau d'indices/de preuves, qui justifiera l'action de formation.
N'avoir qu'une feuille d'émargement pour prouver l'action de formation vous mettra dans une situation délicate en cas d'audit. Cependant vous devriez avoir à votre disposition d'autres éléments : journaux de connexion aux plateforme de formation, évaluations, questionnaires, certificats de réalisation, etc.