Ce que dit la loi sur la justification de l'assiduité de vos stagiaires

Un certain nombre de décrets sont passés les dernières années, afin de clarifier les attendus pour justifier de l'exécution d'une formation.

Cependant, depuis 2019, la notion de feuilles de présence et d'émargement a disparu en tant que telle du code du travail.

Au 1er août 2020, seul l'article L6353-10 évoque indirectement la feuille de présence :

"Les organismes de formation informent les organismes qui financent la formation, dans des conditions définies par décret, du début, des interruptions et de l'achèvement de la formation, pour chacun de leurs stagiaires, et leur communiquent les données relatives à l'emploi et au parcours de formation professionnelle dont ils disposent sur ces stagiaires."

Le décret du 28 décembre 2018 relatif aux actions de formation précise les obligations liées à la mise en œuvre d’une action de formation :

"La réalisation de l'action de formation composant le parcours doit être justifiée par le dispensateur par tout élément probant."

La notion d'élément probant est suffisamment libre, pour permettre aux OPCO de définir ce qui est acceptable comme faisceau d'indices/de preuves en cas d'audit.

L'arrêté du 21 décembre 2018 relatif aux pièces nécessaires au contrôle de service fait mention à l'article R. 6332-26 du code du travail précise les pièces à fournir en cas de contrôle a minima :

"1° Les factures relatives à la prestation réalisée lorsque l'action est dispensée par un organisme mentionné à l'article L. 6351-1 du code du travail ;
2° Les relevés de dépenses supportées par l'employeur précisant les montants des frais pédagogiques, des rémunérations et des frais annexes dont la prise en charge, pour tout ou partie, a été demandée et accordée, accompagnés des pièces comptables permettant d'établir ces montants.
3° Un certificat de réalisation établi par le dispensateur de l'action."

Bienvenue Formation fournit bien évidemment les certificats de réalisation, en plus des feuilles de présence, des questionnaires et des évaluations.

Pas besoin de signature électronique certifiée qualifiée

La loi ne vous demande pas de mettre en place une signature électronique certifiée qualifiée. 
Ce niveau de signature électronique est très couteuse et très contraignante à mettre en place au quotidien, et n'est en aucun cas obligatoire pour la signature des feuilles d'émargement. 

Exemple : C'est le même type de signature que celle produite chez le notaire pour l'achat d'un bien immobilier. 

Pas besoin d'archivage en coffre-fort numérique

Il n'est pas demandé par la loi de mettre en place une politique d'archivage spécifique pour les éléments probants. 
En effet, c'est dans votre convention avec votre OPCO que sera défini la durée de conservation des éléments probants. Les OCPO ne demanderont pas un archivage en coffre-fort numérique.
Vous pouvez conserver vos éléments probants de manière physique (si accepté par l'OPCO) ou dématérialisée, comme vous le souhaitez : disque dur externe, serveur, cloud, etc.

Pas de niveau de sécurité demandé pour les éléments probants

Aucun passage de la loi on ne parle de la sécurité autour de la feuille d'émargement. D'ailleurs rien n'est demandé pour la sécurité des éléments probants, dont font partie les feuilles d'émargement. Ni sur la création, ni sur le stockage, ni sur la signature.

Ceci pour une raison très simple, comme évoqué plus haut, la feuille d'émargement n'est plus nécessaire tel que défini par la loi. 
L'OPCO définit la liste des éléments probants acceptés en cas d'audit, selon son bon vouloir. 
L'OPCO cherchera en effet à réunion un faisceau d'indices/de preuves, qui justifiera l'action de formation. 

N'avoir qu'une feuille d'émargement pour prouver l'action de formation vous mettra dans une situation délicate en cas d'audit. Cependant vous devriez avoir à votre disposition d'autres éléments : journaux de connexion aux plateforme de formation, évaluations, questionnaires, certificats de réalisation, etc.

Après avoir regardé la loi en détail, il convient d'ajouter un peu de discernement. En effet, même si les OPCO suivent la loi, il reste à leur charge de définir les pièces acceptées pour la prise en charge comme "élément probant" justifiant l'action de formation.

Nous vous conseillons donc de relire votre convention avec l'OPCO, puis si la liste des éléments probants acceptés n'est pas définie dans la convention, de le contacter directement pour confirmer avec lui ses exigences : comment définit-il le faisceau d'indices attendu ?

Nous pouvons d'ailleurs vous aider si vous avez des questions sur le sujet !

On ne va pas vous refaire un topo complet, cependant gardez en tête que la notion de "Tiers de confiance" n'existe pas dans le secteur de l'émargement de feuilles de présence, tout simplement ça cela n'est pas exigé par la loi...

Vous raconter cette histoire, c'est aussi idiot que Batman qui joue de la flûte !

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